La Manivelle Lausanne a fait le choix d’intégrer une gouvernance horizontale dans sa gestion. Ainsi, chaque bénévole a le même poids décisionnel et peut s’engager comme iel le souhaite pour le fonctionnement interne de l’association. La structure interne est divisée en cinq pôles : partenariat, communication, coordination, finance et logistique. Chaque bénévole peut s’engager dans le·s pôle·s qu’iel souhaite. Pour chacun, une personne est désignée comme porte-parole. Cette personne n’a pas plus de poids décisionnel que les autres bénévoles, mais représente les intérêts et les idées du pôle en question lors de la réunion du 2 de chaque mois, où les bénévoles se rejoignent pour parler des différentes envies et décisions de chaque groupe.
Le schéma suivant présente la forme de la structure interne :
Logistique
Missions
PERMANENCE
— Retrait, retour et mise en maintenance des objets
— Gestion des réservations
— Photo et enregistrement des objets
— Appel aux personnes en retard
— Réception des appels téléphoniques
— Test des appareils électriques
— Remplissage et vidage des consignes
— Formation des bénévoles et présentation de la Manivelle à ces derniers
NUMÉRIQUE
— Maintien du catalogue Myturn et des jours de location
— Statistiques
— Définition des consommables utiles pour les objets
— Acceptation des objets via email
— Mise à jour de la procédure
— Sauvegarde du Google Drive et de MyTurn
OBJETS
— Définition des critères d’acceptation
— Réparation des objets
— Inventaire
— Tri annuel
— Recherche d’objets stratégiques
LOCAL
— Aménagement intérieur
— Partage du local avec d’autres associations
— Gestion des consommables
— Ordre dans le stock
— Ménage, tri recyclage et déchèterie
— Recherche de nouveaux locaux
— Contact avec la gérance
— Retrait, retour et mise en maintenance des objets
— Gestion des réservations
— Photo et enregistrement des objets
— Appel aux personnes en retard
— Réception des appels téléphoniques
— Test des appareils électriques
— Remplissage et vidage des consignes
— Formation des bénévoles et présentation de la Manivelle à ces derniers
NUMÉRIQUE
— Maintien du catalogue Myturn et des jours de location
— Statistiques
— Définition des consommables utiles pour les objets
— Acceptation des objets via email
— Mise à jour de la procédure
— Sauvegarde du Google Drive et de MyTurn
OBJETS
— Définition des critères d’acceptation
— Réparation des objets
— Inventaire
— Tri annuel
— Recherche d’objets stratégiques
LOCAL
— Aménagement intérieur
— Partage du local avec d’autres associations
— Gestion des consommables
— Ordre dans le stock
— Ménage, tri recyclage et déchèterie
— Recherche de nouveaux locaux
— Contact avec la gérance
Projets accomplis en 2022
— Maintenance du catalogue sur MyTurn
— Amélioration de l’aménagement du local
— Et surtout plein de tâches des plus divers
— Amélioration de l’aménagement du local
— Et surtout plein de tâches des plus divers
Tâches suggérées pour bénévoles débutant.e.s
— Gestion des consommables
— Test des appareils électriques
— Recherche d’objets stratégiques
— Test des appareils électriques
— Recherche d’objets stratégiques
Communication
Missions
NUMÉRIQUE
— Site internet
— Réseaux sociaux
— Newsletter
— Redirection des mails
— Coordination des visuels
— Sauvegarde du site internet
PHYSIQUE
— Distribution de flyers dans les commerces locaux
— Affichage sur les panneaux de la ville de Lausanne
— Contact avec les journalistes
— Site internet
— Réseaux sociaux
— Newsletter
— Redirection des mails
— Coordination des visuels
— Sauvegarde du site internet
PHYSIQUE
— Distribution de flyers dans les commerces locaux
— Affichage sur les panneaux de la ville de Lausanne
— Contact avec les journalistes
Projets accomplis en 2022
— Posts réguliers sur les réseaux
— Tenue du site internet
— Participation à plusieurs événements
— Tenue du site internet
— Participation à plusieurs événements
Coordination
Missions
ÉVÉNEMENTIEL
— Organisation des récrés mensuelles
— Organisation du weekend extraordinaire
RH
— Accueil des nouvelles et nouveaux bénévoles et employé·e·s
— Suivi des présences
— Entretien d’engagement
— Formation
ORGANISATION
— Organisation de l’assemblée générale
— Organisation des réunions mensuelles
— Mise à jour du calendrier (réunions, jours fériés, vacances, …)
— Gestion de la liste des tâches
— Organisation des récrés mensuelles
— Organisation du weekend extraordinaire
RH
— Accueil des nouvelles et nouveaux bénévoles et employé·e·s
— Suivi des présences
— Entretien d’engagement
— Formation
ORGANISATION
— Organisation de l’assemblée générale
— Organisation des réunions mensuelles
— Mise à jour du calendrier (réunions, jours fériés, vacances, …)
— Gestion de la liste des tâches
Projets accomplis en 2022
— Récrés mensuelles
— Weekend extraordinaire en Valais
— Gestion des bénévoles
— Processus de recrutement pour l’engagement d’un taux réduit
— Weekend extraordinaire en Valais
— Gestion des bénévoles
— Processus de recrutement pour l’engagement d’un taux réduit
Tâches suggérées pour bénévoles débutant.e.s
— Co-organisation du weekend extraordinaire
— Suivi de l’organisation des récrés du mois
— Réponses aux personnes intéressées à rejoindre l’association
— Suivi de l’organisation des récrés du mois
— Réponses aux personnes intéressées à rejoindre l’association
Stratégie
Missions
COORDINATION
— Simplification/gestion de la coordination globale
— Simplification de la communication, vue d’ensemble des activités
— Prise en compte des remarques des membres
STRATÉGIE
— Validation de certaines décisions stratégiques :
– Financièrement conséquente > 300.- (règlement cercle finance)
– Engagement éthique
– Ayant une conséquence sur plusieurs cercles
— Décision rapide en situation exceptionnelle (pandémie, cambriolage et vol, feu, inondation, dégât aux biens, aux personnes et au bâtiment), organisé de la manière suivante:
– 1° Élaboration de proposition
– 2° Vote de toutes et tous dans un délai très court (environ deux jours)
– 3° Debriefing
— Simplification/gestion de la coordination globale
— Simplification de la communication, vue d’ensemble des activités
— Prise en compte des remarques des membres
STRATÉGIE
— Validation de certaines décisions stratégiques :
– Financièrement conséquente > 300.- (règlement cercle finance)
– Engagement éthique
– Ayant une conséquence sur plusieurs cercles
— Décision rapide en situation exceptionnelle (pandémie, cambriolage et vol, feu, inondation, dégât aux biens, aux personnes et au bâtiment), organisé de la manière suivante:
– 1° Élaboration de proposition
– 2° Vote de toutes et tous dans un délai très court (environ deux jours)
– 3° Debriefing
Partenariat
Missions
RÉSEAU
— Contact avec les partenaires
— Coordination avec l’EVAM
— Démarchage auprès des fournisseurs de matériel
ÉVÉNEMENTIEL
— Repair café avec la FRC
— Présence sur les stands
— Mise en place d’ateliers
ABONNEMENT PRO
— Gestion des abonnements entreprises
— Contact avec les partenaires
— Coordination avec l’EVAM
— Démarchage auprès des fournisseurs de matériel
ÉVÉNEMENTIEL
— Repair café avec la FRC
— Présence sur les stands
— Mise en place d’ateliers
ABONNEMENT PRO
— Gestion des abonnements entreprises
Projets accomplis en 2022
— Finalisation de la convention du kit alimentaire
— Réactivation du partenariat avec l’EVAM
— Collaboration avec l’Espace 44 (consigne)
— Lien avec la FRC pour organiser un repair café
— Participation du marché de Noël à la maison de quartier du Désert
— Acquisition de quatre nouvelles machines Makita
— Début de collaboration avec Confluence
— Lien avec d’autres partenaires courants (Jobtrek, …)
— Réactivation du partenariat avec l’EVAM
— Collaboration avec l’Espace 44 (consigne)
— Lien avec la FRC pour organiser un repair café
— Participation du marché de Noël à la maison de quartier du Désert
— Acquisition de quatre nouvelles machines Makita
— Début de collaboration avec Confluence
— Lien avec d’autres partenaires courants (Jobtrek, …)
Tâches suggérées pour bénévoles débutant.e.s
— Démarchage de fournisseurs de matériel
— Repair café avec la FRC
— Mise en place d’ateliers
— Repair café avec la FRC
— Mise en place d’ateliers
Finance
Missions
ADMIN
— Gestion de la banque et des assurances
— Suivi des contrats
— Établissement de la déclaration d’impôt
COMPTABILITÉ
— Gestion de la caisse
— Gestion des abonnements et bons
— Écritures et clôture comptables
— Révision des comptes de fin d’année
— Gestion des factures, notes de frais
— Gestion des paiements (Twint, IBAN) et des dons
— Création et gestion des outils comptables
RH
— Gestion salaire
— Suivi des assurances sociales
STRATÉGIE
— Définition et contrôles des budgets
— Levée de fond
— Communication et présentation des chiffres clés
— Gestion de la banque et des assurances
— Suivi des contrats
— Établissement de la déclaration d’impôt
COMPTABILITÉ
— Gestion de la caisse
— Gestion des abonnements et bons
— Écritures et clôture comptables
— Révision des comptes de fin d’année
— Gestion des factures, notes de frais
— Gestion des paiements (Twint, IBAN) et des dons
— Création et gestion des outils comptables
RH
— Gestion salaire
— Suivi des assurances sociales
STRATÉGIE
— Définition et contrôles des budgets
— Levée de fond
— Communication et présentation des chiffres clés
Projets accomplis en 2022
— Levée de fond (Mobilière, Fondation Philanthropique Famille Sandoz)
— Coordination des chiffres comptables avec chiffres logistique
— Coordination des chiffres comptables avec chiffres logistique
Tâches suggérées pour bénévoles débutant.e.s
— Levée de fonds (Détermination de l’objectif, Recherche d’investisseurs, Préparation du dossier)
